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Coeclerici S.p.a.

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COECLERICI CON SINERGEST SU NOITV – INNOVAZIONE 3.0

Sinergest su NoiTV parla di innovazione nel settore Logistica e Trasporti. Nel video, le interviste ai responsabili e ai referenti del progetto realizzato per Coeclerici S.p.a.

Azienda

Coeclerici SpA è leader mondiale nei settori dell’estrazione, commercializzazione, trasporto e logistica di carbone. Fondata a Genova 120 anni fa e con attuale sede a Milano il gruppo è presente con sedi commerciali e operative in 12 paesi oltre all’Italia: Australia, Cina, Colombia, Germania, India, Indonesia, Paesi Bassi, Russia, Singapore, Stati Uniti, Svizzera e Venezuela.
Attraverso questa struttura organizzativa, fornisce materie prime alle industrie dell’energia e dell’acciaio di 25 paesi nei 5 continenti.

Estrazione, commercializzazione, trasporto e logistica sono alla base del modello operativo di Coeclerici, suddiviso in quattro divisioni specializzate:

  1. Mining, per lo sviluppo delle attività di acquisizione e gestione delle miniere di carbone.
  2. Trading, per il controllo dei flussi commerciali di acquisto e vendita della materia prima.
  3. Logistics, per la progettazione, realizzazione e gestione operativa di “terminal galleggianti” attrezzati per le operazioni di movimentazione della materia prima all’interno delle aree portuali e offshore.
  4. Shipping, per la gestione delle attività di trasporto transoceanico, sia attraverso navi di proprietà che con contratti di noleggio a lungo termine.

Criticità, problematiche, obiettivi

Tra gli obiettivi dell’azienda si sono rivelati fondamentali qualifica, monitoraggio e gestione delle anomalie legate ai fornitori di beni e servizi.

In particolare alcuni fornitori di beni che operano a bordo delle navi Coeclerici rivestono un ruolo primario, garantendo la funzionalità di macchinari, impianti, gru e motori, attrezzature in genere: tra gli aspetti che l’azienda deve monitorare ci sono le forniture di ricambi, i servizi di manutenzioni degli equipment ed il track shipment del carbone.

Tra i fornitori di servizi Coeclerici si avvale di operatori logistici e protecting agents che gestiscono fasi rilevanti per finalizzare il processo logistico in partenza e in arrivo.

La necessità era dotarsi di uno strumento in grado di garantire il controllo centralizzato del processo e l’adozione di uno standard operativo condiviso, capace di assicurare semplicità e flessibilità di gestione, nello specifico:

  • garantire il controllo delle proprie attività e dei servizi erogati
  • gestire efficaci e articolati processi di selezione iniziale
  • sistematico monitoraggio periodico delle prestazioni sotto il coordinamento del Purchasing Department.
  • la gestione delle anomalie imputabili ai fornitori

Soluzione

Dopo un’attenta analisi iniziale sono stati mappati i processi legati agli obiettivi aziendali:

  • Selezione fornitori
  • Monitoraggio fornitori
  • Gestione anomalie imputabili ai fornitori

I consulenti Sinergest hanno preso visione di procedure interne, responsabilità, fasi e modalità di registrazione, oltre ad effettuare una valutazione dei dati gestiti su sistema informativo Oracle. Grazie all’integrazione dinamica e bidirezionale con ORACLE e alcune personalizzazioni legate alla specificità del cliente, i moduli Sinergest Suite implementati in Coeclerici per la gestione dei fornitori rappresentano il mix della nuova gestione informatizzata. Tra gli elementi più rilevanti:

-Creazione automatica schede anagrafiche fornitori.

-Iter di selezione preconfigurato in base alla tipologia di fornitura: attività, raccolta e archiviazione digitale dei documenti, tracciatura audit e prima fornitura, approvazione o meno in base a criteri definiti, validazione finale con possibilità di revisione periodica della qualifica.

Monitoraggio mediante la definizione di indicatori automatici ponderati in base al ruolo strategico del singolo indice che utilizzano i dati a disposizione nei sistemi informatici integrati. Rielaborazione di dati e classificazione su base di metodiche definite, analisi di andamento per fornitore e indice, gestione documenti di output e comunicazioni ai fornitori.

Monitoraggio mediante questionari inoltrati alle navi per rilevazione soddisfazione delle performance.

Gestione anomalie imputabili a fornitore, rilevazione, registrazione e azioni correlate.

Flusso dati automatico da Sinergest Suite ad ORACLE per la segnalazione di categorie o fornitori bloccati, con implementazione di un sistema di warning al momento del pagamento della fattura.

Il risultato è la rapida comunicazione tra i soggetti coinvolti nelle varie attività, centralizzazione delle informazioni, riduzione di materiale cartaceo e velocizzazione delle operazioni con vantaggi organizzativi in termini di tempi e costi di gestione.

Tra i possibili sviluppi:

  • Gestione online delle schede di valutazione per le navi e utilizzo dei risultati quale ulteriore input del rating.
  • Sviluppo elementi statistici dati di monitoring ‘bad performance’.
  • Implementazione nuovi indicatori di monitoraggio automatici.
  • Realizzazione app Ipad per utilizzo multidevice del modulo.
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